Surat elektronik pada mulanya disimpan di dalam sebuah mailserver. Biasanya bila
seseorang memakai koneksi ISP untuk sambungan ke internet, ia akan diberikan satu surat
elektronik gratis. Surat elektronik yang diterima akan disimpan di server surat elektronik ISP.
Ada dua cara untuk mengakses surat elektronik:
· Dengan cara menggunakan 'browser', seperti Internet Explorer atau Mozilla Firefox.
Metode ini disebut sebagai web-based, artinya kita menggunakan media web
sebagai perantara ke kotak surat elektronik. Contoh: Yahoo! Mail dan Gmail. Untuk
menggunakannya, pengguna haruslah dalam keadaan online. Layanan surat
elektronik berbasis web biasanya disediakan oleh penyelenggara layanan email
gratis.
· Menggunakan program pengakses surat elektronik (e-mail client), seperti: Eudora
Mail, Outlook Express, Mozilla Thunderbird, Mutt. Dengan menggunakan program
seperti ini, seseorang harus mengetahui konfigurasi yang bisa didapat dari ISP.
Keuntungannya adalah dapat membaca surat elektronik tanpa perlu terhubung
secara terus-menerus dengan internet dan puluhan surat elektronik dapat diterima
dan dikirimkan secara bersama-sama sekaligus. Kelebihan yang lainnya adalah
perangkat lunak ini menyediakan fungsi-fungsi penyuntingan dan pembacaan email
secara offline. Dengan demikian biaya koneksi ke internet dapat dihemat.
Etika penggunaan E-Mail
Etika dalam E-Mail sama dengan etika dalam menulis surat biasa. Ada E-Mail yang
isinya formal ada yang informal. Beberapa poin penting:
· Jangan mengirim E-Mail dengan lampiran (attachment) yang terlalu besar (lebih
dari 512 kB). Tidak semua orang mempunyai akses Internet yang cepat, dan ada
kemungkinan lampiran tersebut melebihi kapasitas E-Mail penerima, sehingga akan
ditolak mailserver penerima. Selain itu, perhatikan juga bahwa beberapa penyedia
E-Mail juga menerapkan batasan tentang jumlah, jenis, dan ukuran E-Mail yang
dapat diterima (dan dikirim) penggunanya,
· Jangan mengirim lanjut (forward) E-Mail tanpa berpikir kegunaan bagi orang yang
dituju.
· Selalu isi kolom subjek, jangan dibiarkan kosong.
· Dalam mengutip tulisan orang lain, selalu usahakan mengutip seperlunya, jangan
mau gampangnya mengutip seluruh tulisan orang itu:
o dalam menjawab email orang lain, kutip bagian yang kita tanggapi saja, selain
lebih jelas juga tidak memakan waktu / jatah akses penerima,
o dalam mengutip tulisan orang ketiga, ingat hak cipta: kutip sesedikit mungkin
dan rujuk ke tulisan aslinya.
· Jangan menggunakan huruf kapital karena dapat menimbulkan kesan kamu
BERTERIAK.
· Gunakan kata-kata dengan santun. Adakalanya sesuatu yang kita tulis akan
terkesan berbeda dengan apa yang sebetulnya kita maksudkan.
Istilah – Istilah dalam E-Mail
Spam atau junk mail adalah penyalahgunaan dalam pengiriman berita elektronik untuk
menampilkan berita iklan dan keperluan lainnya yang mengakibatkan ketidaknyamanan bagi para
pengguna web. Spam dikirimkan oleh pembuat iklan dengan biaya operasi yang sangat rendah,
karena spam ini tidak memerlukan mailing list untuk mencapai para pelanggan-pelanggan yang
diinginkan. Sebagai akibatnya banyak fihak yang dirugikan.
Inbox yang terdapat di E-Mail sama dengan inbox yang ada pada Handphone yang artinya
kotak masuk. Surat yang dikirim oleh orang ke alamat kita maka akan masuk pada kolom
Inbox.
Compose di E-Mail artinya Tulis Surat, jadi apabila kita ingin menulis surat baru maka yang
kita gunakan adalah Compose
Outbox yang ada di E-Mail merupakan kotak surat keluar yang kita kirim ke seseorang maka
surat itu akan masuk ke Outbox atau kotak keluar, prinsipnya sama seperti yang di
Handphone.
Attachment file (Lampiran) yaitu file yang disertakan atau dilampirkan ketika mengirim
email, lampirannya bisa berupa file apasaja.
Bounce yaitu pesan yang dikembalikan kepada pengirim, baik karena alamat email
penerima tidak benar atau karena sedang ada masalah konfigurasi di sisi penerima.
Subscribe yaitu mendaftarkan email kita sebagai peserta mailing list, Newsletter atau
newsgroup setelah kita daftar.
Unsubscribe yaitu memutuskan hubungan dengan sebuah mailing list atau newsgroup,
istilah lain berhenti berlangganan.
Post yaitu mengirim email ke mailing list atau newsgroup.
Flame yaitu pesan kasar atau tidak sopan.
Bomb-mail yaitu pengiriman e-mail dalam jumlah yang amat sangat besar/banyak secara
sekaligus (biasanya menggunakan program khusus). Dalam dunia internet, perbuatan ini
merupakan suatu kejahatan.
Compose sama fungsinya dengan New Mail atau Send yaitu untuk mengirim sebuah mail
baru.
Beberapa menu dan tombol yang biasa terdapat pada program email:
•New Mail untuk menulis pesan baru yang akan dikirim ke e-mail orang lain.
•Reply untuk mengirim email balasan ke alamat email yang masuk.
•Forward untuk meneruskan pesan email yang kita terima (dari pihak kedua) ke
alamat email orang lain (pihak ketiga).
•Send/Receive untuk mengecek email yang masuk atau mengirim email yang belum
terkirim.
•Inbox yaitu folder tempat menampung email-email yang masuk.
•Outbox yaitu folder tempat menampung email yang hendak dikirim (sementara
dalam proses pengiriman).
•Sent Items yaitu folder tempat menampung semua email yang sudah dikirim.
•Deleted Items yaitu folder tempat menampung semua email yang sudah kita hapus
dari inbox.
Bila kita memilih New Mail akan muncul jendela untuk menulis email baru yang di
dalamnya terdapat sejumlah tombol dan menu diantaranya:
•From yaitu kotak yang di dalamnya tertulis email pengirim.
•To yaitu kotak tempat kita menulis alamat email yang kita tuju.
•CC (Carbon Copy) yaitu kotak tempat kita menulis alamat email lain yang hendak kita
kirimkan pesan yang sama sebagai "tembusan".
•BCC (Blind Carbon Copy) fungsinya sama dengan CC tapi alamat email yang ditulis di
sini tidak akan diperlihatkan di account email tujuan.
•Subject yaitu kotak tempat kita menuliskan judul dari pesan yang hendak kita kirim.
•Send yaitu tombol untuk memulai pengiriman email baru yang sudah ditulis.
•Attach yaitu tombol untuk melampirkan file yang hendak kita kirim bersama pesan
tersebut.
Perlu diketahui bahwa kita bisa mengirim surat kepada banyak alamat email sekaligus.
Untuk memasukkan lebih dari satu alamat email tujuan (baik di kotak To, CC maupun BCC)
harus diantarai dengan tanda koma (,) ataupun titik koma (;) diantara setiap alamat email.
No comments:
Post a Comment